Как правильно вести учет
Учет – один из самых важных составляющих вендинга.
От того, как с самого начала будет организован учет, будет зависеть успех бизнеса в дальнейшем. Пока вы работаете сами на себя – все в порядке. Достаточно регулярно считать инкассированную выручку и записывать в общую тетрадь или электронную таблицу. В конце месяца свести свои доходы и расходы и вы оцените рентабельность своего бизнеса. Но стоит только привлечь наемного сотрудника и ситуация сразу меняется. Его необходимо контролировать!
Для контроля соответствия инкассированной и сданной оператором выручки в автомате предусмотрена статистика. Воспользовавшись данными из автомата можно оценить: - кол-во выпитых (купленных) напитков
- сумму поступивших в автомат денег
- выданную автоматом сдачу
Таким образом, если оператор привезет денег меньше, чем положено по статистике – вы это сразу поймете.
К сожалению, у данной системы есть много недостатков: 1. «человеческий фактор» При данном способе учета показания статистики переписываются оператором «в ручную» из автомата. Оператор может случайно или сознательно записать неправильные цифры и вы уже не сможете оценить всю ли выручку вам сдали.
Данные статистики можно специально «обнулить», а сослаться на «не исправность автомата» или «скачок напряжения» - в любом случае вы не сможете 100% точно оценить инкассированную сумму.
Оператор будет регулярно брать у вас мелочь для пополнения монетоприемника (для сдачи), но вы не сможете проконтролировать все ли монеты он загрузил.
При данном ведении статистики у не чистого на руку сотрудника существует масса уловок обмануть своего работодателя. 2. отсутствие гибкости Статистику продаж Вы сможете получать только ту, которую заложил производитель в торговый автомат, т.е. если у Вас автоматы разных производителей или разных поколений количество и сами параметры снятой статистики могут быть разными. 3. «ручное» занесение данных в учетную программу или таблицу Данные полученные из автомата для дальнейшей обработки необходимо перенести в учетную программу или таблицу. И опять «в ручную»! Не страшно, если у вас приходит 5-10 статистик в день. Но с развитием вашего парка кол-во статистик поступающих в день будет увеличиваться. В сети из 200 автоматов в день приходит около 50 статистик. Для ведения учета – нужен отдельный человек, а это дополнительные расходы на зарплату и т.д. Для более точного, безопасного и легкого учета существует альтернативный способ – ведение статистики. Статистика продаж ведется не в автомате, а в платежной системе (монетоприемнике). Используя данную систему, Вы сможете избежать описанных выше проблем.
Статистика считывается оператором из монетоприемника на специальный статистический ключ (флэш карта) в виде электронного файла. Т.к. оператор не имеет доступа к статистике, он не может ее каким-либо образом исказить. По приезду в офис все статистики снятые оператором «выгружаются» в обычный компьютер, где ее можно посмотреть с помощью специальной программы или «конвертировать» в любую учетную программу или таблицу.
Стоит отметить, что полученная статистика гораздо шире и подробнее, чем статистика получаемая из автомата.
Для работы с данной системой ведения статистики необходимо установить на автомат и в офис дополнительное оборудование. Более подробно об этом написано в разделе, посвященном Системам сбора и учета данных Начинающий вендор должен как можно раньше для себя решить, как он будет вести учет, поскольку для перехода с ведения статистики в автомате на ведение статистики в монетоприемнике придется заменить монетоприемники во всех автоматах. И чем больше автоматов у вендора будет на момент принятия решения, тем дороже это обойдется.
В результате не правильного учета ежемесячные потери вендинговой компании могут достигать 20% оборота.
|
